เทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นเทคโนโลยีแบบสุนทรียสัมผัสและตอบสนองตามความต้องการ ซึ่งแต่เดิมการใช้เทคโนโลยีเป็นแบบบังคับ เช่น การดูโทรทัศน์ วิทยุ เมื่อเปิดเครื่องรับโทรทัศน์ จะไม่สามารถเลือกตามความต้องการได้ ถ้าสถานีส่งสัญญาณใดมาก็จะต้องชม หากไม่พอใจก็ทำได้เพียงเลือกสถานีใหม่ แนวโน้มจากนี้ไปจะมีการเปลี่ยนแปลงในลักษณะที่เรียกว่า on demand เช่น เมื่อต้องการชมภาพยนตร์เรื่องใดก็สามารถเลือกชมและดูได้ตั้งแต่ต้นรายการ หากจะศึกษาหรือเรียนรู้ก็มี education on demand คือสามารถเลือกเรียนตามต้องการได้ การตอบสนองตามความต้องการเป็นหนทางที่เป็นไปได้เพราะเทคโนโลยีมีพัฒนาการที่ก้าวหน้าจนสามารถนำระบบสื่อสารมาตอบสนองตามความต้องการของมนุษย์ได้
เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้ระบบเศรษฐกิจเปลี่ยนจากระบบแห่งชาติไปเป็นเศรษฐกิจโลก ความเกี่ยวโยงของเครือข่ายสารสนเทศทำให้เกิดสังคมโลกาภิวัตน์ ระบบเศรษฐกิจซึ่งแต่เดิมมีขอบเขตจำกัดภายในประเทศ ก็กระจายเป็นเศรษฐกิจโลก ทั่วโลกจะมีกระแสการหมุนเวียนแลกเปลี่ยนสินค้าบริการอย่างกว้างขวางและรวดเร็ว เทคโนโลยีสารสนเทศมีส่วนเอื้ออำนวยให้การดำเนินการมีขอบเขตกว้างขวางมากยิ่งขึ้น ระบบเศรษฐกิจของโลกจึงผูกพันกับทุกประเทศ และเชื่อมโยงกันแนบแน่นขึ้น
บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศในธุรกิจ
จากความจำเป็นดังกล่าวข้างต้นส่งผลให้ธุรกิจมีศักยภาพที่ดีขึ้นเพราะเทคโนโลยีสารสนเทศ เข้ามาช่วยเหลือ สนับสนุนธุรกิจในด้านต่างๆ เช่น
1. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต เช่น ลดต้นทุนการบริหารจัดการ ลดต้นทุนในการผลิต ช่วยลดบุคลากรหรือใช้บุคลากรในองค์กรได้เต็มศักยภาพมากขึ้น
2. ช่วยเพิ่มคุณภาพผลิตภัณฑ์และตอบสนองความต้องการลูกค้าได้ดีขึ้น
3. ช่วยสร้างสรรค์และพัฒนากลยุทธ์ในการบริหารจัดการให้ได้เปรียบในการแข่งขันมากขึ้น
4. ช่วยให้องค์บรรลุผลสำเร็จในการจัดการเชิงกลยุทธ์ตามแผนที่วางไว้
5. ช่วยให้เกิดการปรับโครงสร้างองค์กรหรือปรับรื้อองค์กรในทิศทางที่ดีได้
6. ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตลอดจนสามารถสั่งการ สื่อสารในองค์กรได้ชัดเจนและเป็นรูปธรรมมากขึ้น
7. ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่มีค่าและจำเป็นต่อองค์กรได้ดีขึ้น
8. ช่วยให้เกิดนวัตกรรมใหม่ในตัวสินค้าและการบริการ
9. ช่วยเปลี่ยนมุมมองในการบริหารจากหน้าที่มาเป็นกระบวนการ
การประยุกต์ใช้สารสนเทศในธุรกิจจึงมีแนวทางที่หลากหลายและประยุกต์ใช้ได้หลายด้าน อาทิ เช่น การประยุกต์ใช้กับงานด้านการผลิต ตั้งแต่การควบคุมการผลิต การวางแผนการผลิต การจัดการสินค้าคงคลังและช่วยเขียนแบบ ด้านฝ่ายการเงินและบัญชี ส่วนใหญ่ก็เป็นเรื่องงบการเงิน การวิเคราะห์งบเพื่อการงบประมาณและการวางแผนการลงทุน ส่วนด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ก็สามารถใช้งานเพื่อการฝึกอบรมพัฒนาการวางแแผนการเติบโตในหน้าที่การงาน (Career Path) การจัดการเรื่องผลตอบแทนและค่าจ้างต่างๆ ส่วนกระบวนการธุรกิจที่จะขอเน้นมากที่สุดในหนังสือเล่มนี้จะเป็นการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศกับงานด้านการตลาด ซึ่งมีส่วนปลีกย่อยมากมาย อาทิ
1. การประมวลผลรายการธุรกรรมการค้ารายวัน (Transaction Processing and Front Store Management)
2. กระบวนการจัดซื้อจัดหาสินค้า (Electronic Procurement and Purchasing)
3. การวิจัยพฤติกรรมผู้บริโภคและการวิเคราะห์การตลาด (Marketing Research and Intelligence System)
4. การพยากรณ์ยอดขายและการวางแผนการขาย (Sale Forecasting and Sale Management)
5. การวางแผนกลยุทธ์ทางการตลาดและการตัดสินใจทางการตลาด (Marketing Strategy and Marketing Decision Making) บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อการจัดการการเงิน
หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ (E-books )
หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถอ่านได้ทางอินเทอร์เน็ต สำหรับเครื่องมือที่จำเป็นต้องมีในการอ่านหนังสือประเภทนี้ก็คือ ฮาร์ดแวร์ประเภทเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์พกพาอื่นๆ พร้อมทั้งติดตั้งระบบปฏิบัติการหรือซอฟต์แวร์ที่ใช้อ่านข้อความต่างๆ ตัวอย่างเช่น ออแกไนเซอร์แบบพกพา พีดีเอ เป็นต้น ส่วนการดึงข้อมูล E-books ซึ่งจะอยู่บนเว็บไซต์ที่ให้บริการทางด้านนี้มาอ่าน ก็จะใช้วิธีการดาวน์โหลดผ่านทางอินเทอร์เน็ตเป็นส่วนใหญ่ ลักษณะไฟล์ของ E-books หากนักเขียนหรือสำนักพิมพ์ต้องการสร้าง E-books จะสามารถเลือกได้สี่รูปแบบ คือ Hyper Text Markup Language (HTML), Portable Document Format (PDF), Peanut Markup Language (PML) และ Extensive Markup Language (XML)
สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation - OA) สำนักงานอัตโนมัติที่หน่วยงานของรัฐจัดทำขึ้นมีชื่อว่า IT Model Office เป็นโครงการนำร่องที่จัดทำขึ้นเพื่อพัฒนาระบบเครือข่ายพื้นฐานของภาครัฐ ในรูปของสำนักงานอัตโนมัติ เช่น งานสารบรรณ งานจัดทำเอกสารและจัดส่งทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ งานแฟ้มเอกสาร งานบันทึกการนัดหมายผู้บริหาร
ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ปัจจุบันสำนักงานจำนวนมากได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อให้งานบังเกิดผลในด้านบวก อาทิ ความสะดวกรวดเร็ว ความถูกต้อง และสามารถทำสำเนาได้เป็นจำนวนมาก เป็นต้น อุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาใช้ได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดอิเล็กทรอนิกส์ โทรศัพท์ เทเลเท็กซ์ เครื่องเขียนตามคำบอกอัตโนมัติ (Dictating Machines) เครื่องอ่านและบันทึกวัสดุย่อส่วน เครื่องถ่ายเอกสารแบบหน่วยความจำ เครื่องโทรสาร ฯลฯ อุปกรณ์เหล่านี้ นำไปประยุกต์ใช้กับงานสำนักงาน ดังนั้นการนำเทคโนโลยีเหล่านี้มาใช้ในระบบสำนักงาน จึงเรียกว่า ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ซึ่งเทคโนโลยีดังที่กล่าวมานำไปประยุกต์ใช้กับงานสำนักงานได้ในหลายลักษณะ เช่น งานจัดเตรียมเอกสาร งานกระจายเอกสาร งานจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร งานจัดเตรียมสารสนเทศในลักษณะภาพ งานสื่อสารสนเทศด้วยเสียง งานสื่อสารสารสนเทศด้วยภาพและเสียง เป็นต้น
